9 Dicas para organizar suas tarefas

Você acorda e logo vem à sua cabeça uma série de tarefas que precisa fazer, mas ao longo do dia esquece de uma ou outra, tem dificuldade em estabelecer prioridades sobre o que precisa ser feito primeiro ou fica com a sensação de que simplesmente não conseguirá dar conta de todas as atividades. Se isso te parece familiar, pode ser um sinal de que sua rotina não está bem organizada e sua produtividade pode ser prejudicada. 


Embora não exista uma fórmula simples para dar conta de todas as suas atividades, uma boa organização das tarefas será bastante útil para colocar sua rotina em ordem, ajudando não só a cumprir prazos, como também a manter distância do stress que pode vir junto com a desorganização e aumentar sua produtividade.


Nosso cérebro tem duas grandes áreas que trabalham o tempo todo: o sistema límbico e o córtex pré-frontal. O sistema límbico gerencia nossas emoções, enquanto o córtex pré-frontal gerencia nossa razão, atuando na tomada de decisões. Se temos tudo organizado, sobra mais energia para o córtex pré-frontal trabalhar e não precisamos ficar o tempo todo pensando no que não fizemos ainda. 


Mas como organizar as tarefas do dia a dia? Separamos algumas dicas para ajudar nessa missão, nem sempre fácil. 


1. Organize o ambiente 

Manter a organização externa pode colaborar positivamente para a organização interna. 


2. Aposte na previsibilidade

A capacidade de prever o que vai acontecer permite que o cérebro trabalhe melhor, gerando menos ansiedade. Assim, saber quais são as suas tarefas e qual a prioridade de cada uma delas é essencial para uma boa organização.


3. Tenha uma agenda

Pode ser em papel, eletrônica ou no celular. Independentemente do formato, além de permitir que o cérebro tenha espaço livre para usar a memória para outras coisas importantes, você ficará mais tranquilo com um roteiro programado nas mãos. E, se surgir um imprevisto será mais fácil reorganizar as tarefas. No caso das crianças, monte a agenda junto com elas, incluindo pausas para brincar. 


4. Defina prioridades

O cérebro pode se confundir e considerar como produtivas aquelas pequenas tarefas, muitas vezes desnecessárias e sem sentido. Por isso, defina o urgente do não urgente e ganhe tempo para direcionar suas forças ao que realmente importa. 


5. Tenha metas

Depois de listar suas tarefas na agenda e definir prioridades, estabeleça metas levando em consideração a velocidade com que executa cada uma das tarefas previstas.


6. Uma tarefa de cada vez

É um mito acreditar que podemos desenvolver mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Nosso cérebro tem capacidade de se concentrar em uma atividade por vez, podendo alternar rapidamente entre uma e outra. Assim, o ideal é realizar uma atividade de cada vez, de acordo com a sua lista de prioridades. A neurociência tem uma boa dica: alterne as tarefas que tem para fazer. Assim, usará áreas diferentes do cérebro, garantindo mais energia para dar conta de todas as atividades do dia. 


7. Faça pausas

Pode parecer muito produtivo esticar o trabalho por longas horas, mas fazer pequenas pausas é essencial para ter um respiro, principalmente naqueles momentos em que parece que você não consegue pensar mais. Pausas curtas para observar o tempo pela janela, fazer um jogo ou tomar um café são suficientes para ajustar o foco. 


8. Fique atento ao seu processamento auditivo

Para focar e prestar atenção é necessário ter algumas habilidades auditivas. Nosso cérebro precisa fazer figura fundo auditiva, por exemplo, para ter a capacidade de focar em um estímulo ignorando os outros ao redor. Você pode contar com os jogos disponíveis no Afinando o Cérebro, como o Cores, para estimular seu foco e atenção. 


9. Fuja da procrastinação

Protelar o que precisa fazer afeta negativamente tanto a produtividade quanto a saúde, pois é um fator gerador de tensão. Assim, coloque na sua lista de prioridades apenas as atividades que consegue realizar no dia. Uma boa saída para evitar a procrastinação é desmembrar uma tarefa em pequenas ações e fazer uma por vez. Ofereça uma recompensa a você mesmo: “o que posso ganhar se terminar tudo no prazo?”. Vale ter tempo para assistir um filme sem preocupações, preparar um jantar para sua família ou até mesmo dormir mais cedo.


Esperamos que você consiga se organizar melhor daqui em diante e não desanime se em um primeiro momento for difícil colocar todas as dicas em funcionamento. Organização está ligada ao hábito, por isso mantenha a frequência e tenha uma rotina muito mais leve!

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